De Stoomtrein Katwijk-Leiden: Een toeristische attractie van formaat door 140 vrijwilligers

De Stoomtrein Katwijk-Leiden is al meer dan 50 jaar een grote toeristische attractie in de Leidse regio. Ruim 140 vrijwilligers houden het rollend materieel in topconditie en ontvangen jaarlijks ruim 20.000 bezoekers die ze met mooie verhalen enthousiasmeren. Het komt vaker voor dat toeristische of natuurorganisaties met behulp van heel veel vrijwilligers een prachtige locatie runnen. Hoe manage je dat? Hoe je met een vrijwilligersorganisatie toch een professionele toeristische attractie in de markt kunt zetten, vertellen voorzitter Pieter van der Ham en technicus Roel Koolen.

De stoomtrein Katwijk-Leiden is in de jaren zestig van de vorige eeuw gestart op het smalspoornet van de Duinwaterleiding die daar maar liefst 13 kilometer smalspoor had liggen. Dat groeide uit tot een museumorganisatie zonder museum maar wel met een aantal rijdagen per jaar waar heel veel belangstelling voor was. Maar een stoomtrein door een Natura 2000 duingebied was niet meer te handhaven en toen heeft de provincie Zuid-Holland de organisatie de ruimte geboden in Katwijk rondom het prachtige recreatiegebied het Valkenburgse Meer met de stoomtrein als historisch uithangbord en toeristische trekker.

100% vrijwilligersorganisatie

Bijzonder aan de organisatie is dat ze een technisch bedrijf goed weten te combineren met een toeristische exploitatie die uitsluitend op vrijwilligers draait. De stoomtrein Katwijk-Leiden is volgens Van der Ham een museum van nationale betekenis. "We zijn het grootste museum op dit gebied in Nederland. De omvang van de collectie en de gebouwen vind je bijna nergens meer in de wereld.” Het is begonnen met een clubje die met treintjes bezig was maar inmiddels is uitgegroeid tot een volwassen museumorganisatie. "We trekken in een normaal jaar tussen de 20.000 en 25.000 bezoekers”, vertelt Van der Ham die benadrukt dat het een grote organisatie betreft die voor 100% op vrijwilligers draait. "Er wordt hier niemand betaald, we doen het met onze 140 vrijwilligers.” Werken met vrijwilligers betekent niet dat we hier met amateurisme te maken hebben. "We zetten ons zelf neer als een professionele organisatie die een professionele standaard nastreeft. We zijn ook lid van de Nederlandse Museumvereniging en als het museumgebouw is vernieuwd, willen we ook aansluiten bij de Museumjaarkaart.”

Bijzondere stijl van leidinggeven

Werken met vrijwilligers vergt volgens Van der Ham een bijzondere stijl van leidinggeven. "Aan de ene kant zit je met super gemotiveerde mensen want ze geven hun vrije tijd aan deze organisatie. Aan de andere kant is het lastig want de gezagsverhouding is natuurlijk anders dan bij een betaalde baan.” Dat betekent dat je heel erg moet opletten wat je als leiding doet. "Je moet je vrijwilligers goed informeren, bij de les houden maar ook draagvlak creëren voor wat je doet. Dat is soms best lastig omdat we niet alleen een museum zijn maar ook een bouwbedrijf. Bijna alle gebouwen die je hier ziet hebben we helemaal of grotendeels gebouwd met eigen vrijwilligers. Ook de spoorbaan leggen we zelf aan en alle locomotieven en rijtuigen worden in de eigen werkplaats gerestaureerd en onderhouden.”

Het vrijwilligersbestand is heel divers met ouderen, jongeren, hoog en laag opgeleid en mannen en vrouwen. Roel Koolen: "We hebben technisch geschoolde vrijwilligers die de mooiste onderdelen kunnen maken maar ook mensen die hier hun technische kwaliteiten hebben ontwikkeld. Zo hebben we mensen op lascursus gestuurd die werden aangeboden door een ROC uit de omgeving. Maar we hebben ook mensen die archiveren leuk vinden en zich dat hier eigen hebben gemaakt.” Uitgangspunt is dat het vrijwilligerswerk een hobby moet zijn die je leuk vindt. Dat laatste aspect zorgt voor een trouwe pool vrijwilligers met voldoende aanwas. Van der Ham: "We hebben in het algemeen geen moeite met het vinden van nieuwe vrijwilligers. Wel kunnen we op bepaalde technische specialismen nog mensen gebruiken die zelfstandig kunnen werken.”

Sociale aspect enorm belangrijk

Wat een vrijwilligersorganisatie onderscheidt van een organisatie met uitsluitend betaalde krachten is het belang van het sociale aspect. Koolen: "Er zijn zoveel mensen die thuis komen te zitten door ziekte of pensionering. En dan kan het gat om zeven dagen thuis te zitten wel eens heel groot zijn. We hebben ook vrijwilligers die hun partner verloren zijn en dan zie je hoe belangrijk deze club is. Dat ze een vast punt hebben waar ze twee tot drie keer per week naar toe gaan. Werken en een bakje koffie doen met elkaar. Dat sociale aspect is niet de primaire doelstelling maar is zo belangrijk.” Maar ook de begeleiding van nieuwkomers moet niet worden onderschat stelt Koolen: "Als mensen binnenkomen krijgen ze eerst een uitleg over de stichting en de activiteiten. Vervolgens vragen we ze wat ze graag willen doen. Dat gaat redelijk vanzelf. Ik heb nog nooit meegemaakt dat ze daarna zeiden ‘we gaan maar weg want het is niks voor mij’.”

"De omvang van deze collectie en de gebouwen vind je bijna nergens meer in de wereld.”

Binnen een vrijwilligersorganisatie is communicatie essentieel om iedereen op hetzelfde spoor te houden. Van der Ham: "Het is heel belangrijk om mensen continu te informeren. Wat zijn we aan het doen en wat heeft het bestuur besloten voor dit jaar.” Koolen vult aan: "We zijn een stichting en dat is per definitie niet democratisch maar we hebben wel medewerkersvergaderingen. Daar geven mensen feedback op de plannen. Je kunt niet als een soort aandeelhoudersvergadering van bovenaf zeggen: nu gaan we met elektrische treinen rijden. Dan haakt de helft af.” Van der Ham: "Als bestuur moet je de richting geven maar ook keuzes voorleggen. Als we linksaf gaan dan wordt dat het pad en als we rechtsaf gaan dat.” Volgens Koolen is het belangrijk dat je bij alle plannen kijkt naar het draagvlak onder je vrijwilligers: "Want uiteindelijk moeten we het met z’n allen gaan bouwen.” Van der Ham: "We vragen best veel van vrijwilligers en ze krijgen er naast een stukje waardering niets voor.” Uiteindelijk speelt een mooi resultaat bijvoorbeeld in de vorm van een mooi gerestaureerde locomotief ook een rol. "Er gebeurt hier altijd wat en met elkaar komen we steeds verder”, vertelt Koolen. "Dit is niet van een aandeelhouder of een eigenaar in China. Dit is van ons allemaal en zo moet je er ook mee omgaan.”

Jora Vision helpt bij upgrade binnenmuseum

Grootste project is momenteel de verbouwing van het binnenmuseum. Dat moet naar een hedendaags niveau qua presentatie worden gebracht. Ook dit project wordt met vrijwilligers uitgevoerd. Natuurlijk gesteund door fondsen en bevriende bedrijven in de gemeente zoals Noorderlicht Architekten en Jora Vision. "Het zijn plaatsgenoten en staan niet gelijk met rekeningen op de stoep.” De verbouwing van het binnenmuseum wordt gedreven door de wens voor een ruimere openstelling waarmee ook een oudere doelgroep wordt aangesproken. Van der Ham: "Wij voldoen niet aan de criteria voor de Museumjaarkaart want dan moet je zes tot zeven maanden per jaar vier tot vijf dagen per week open zijn. En dat halen we nu -met zo’n 80 gepubliceerde openingsdagen waar we ook rijden met de stoomtreinen- niet.” Volgens Koolen is dagelijks met stoomtreinen rijden niet mogelijk: "Als je om 11:00 wilt rijden moet je om 07:00u beginnen met de voorbereidingen want een stoomlocomotief moet eerst worden opgestookt. En ook het afbouwen kost nog een uur. Als we op een dag van 11:00u tot 17:00u rijden, zijn onze vrijwilligers 10 uur in touw. Als alleen het museum open is kun je met twee of drie man op dienst al open.” Het basisproduct wordt in de toekomst het binnen- en buitenmuseum en in de weekenden en schoolvakanties hebben ze dan als extra de treindienst.

Andere plannen zijn er volop zoals het afbouwen en aansluiten van de motorlocomotievenloods, het buitenmuseum uitbreiden en completeren van de spoorlijn rond het meer met de laatste kilometer. Alles wordt met de eigen vrijwilligers gedaan. Koolen: "We maken hier alles zelf en houden zo het oude vak van stoomlocomotiefsmid in ere.”

Veel waarde aan subsidies toevoegen

De Stoomtrein Katwijk-Leiden werkt met een ‘zwarte exploitatiebegroting’ waar maar 10% subsidie is van de gemeente Katwijk. "Dat is voor een museum uitzonderlijk want vrijwel alle musea zijn voor een groot deel afhankelijk van subsidie”, vertelt Van der Ham. "We verdienen geld met kaartverkoop, verhuur van ruimte, sponsoring en donateurs.” De restauratieprojecten worden door fondsen zoals VSB Fonds, Fonds 1818 en Mondriaan Stichting gefinancierd: "Wij krijgen heel veel geld van fondsen omdat we laten zien dat we met 1 euro bijdrage voor 3 euro werk maken. Dat komt omdat we met onze eigen vrijwilligers restaureren. Wij laten daarmee zien dat we met heel weinig geld, enorm veel tot stand weten te brengen. Die fondsen hebben het mogelijk gemaakt dat we zoveel restauratieprojecten op kunnen pakken.” Koolen: "We krijgen ook enorm veel spullen aangeboden. Iedereen die iets wil schenken, nodigen we uit en dan zien ze met eigen ogen dat er echt iets mee gebeurt en wordt behouden. Niet dat we het opknappen en met winst weer verkopen. We zijn in feite ook een enorm groot recycling project want vrijwel alle materialen die we gebruiken hebben een eerder leven gehad.”

Aaibaar museum

Aan bezoekers geen gebrek want naast een uitje voor de bewoners uit de brede regio Leiden kent de regio ook veel vakantiegangers. Die zien de stoomtrein vooral als mooi uitje bij minder strandweer. In het rijtuig zitten geeft door het afwisselende landschap een bijzondere reisbeleving. Bezoekers komen hier binnen in een replica van het oude station Gorssel uit 1923. Langs het perron staat de stoomtram waarmee je een rit kunt maken langs het Valkenburgse Meer. Als je terug bent kun je nog een rit maken naar het depot wat verder op de lijn. Vervolgens kun je het hele buiten- en binnenmuseum bezoeken. Maar ze hebben ook een tuinderij waar smalspoor ook een belangrijke rol vervulde.

"We hopen onze bezoekers hier een uurtje of 2 tot 2,5 vast te houden”, vertelt Van der Ham. "Het is heel erg leuk voor kinderen omdat de locomotieven door de schaal veel aaibaarder zijn dan grote normaalspoor treinlocomotieven. Ze mogen ook alles aanraken. Behalve als ze onder stoom staan. In de uitbreiding van het buitenmuseum mogen ze op een traptrein ook zelf gaan rijden en gaan we een mijngang realiseren.”

Dit interview is tot stand gekomen dankzij Peter Wijnen, vrijwilliger en beoogd bestuurslid met de portefeuille marketing en communicatie. Peter Wijnen was decennia lang bekend als PR adviseur en woordvoeder van vele bekende bedrijven en organisaties in de gastvrijheidssector. Op zijn site www.peterwijnenpr.nl staat een uitgebreide beschrijving van zijn ervaring die hij nog steeds graag aan de sector aanbiedt.