Wat te doen bij een Microsoft audit?

Als je als groot bedrijf een overeenkomst hebt met Microsoft voor het gebruik van een groot aantal licenties. Dan kan het voorkomen dat er een keer een moment komt waarop je een e-mail of brief ontvangt van Microsoft met het verzoek een audit te laten uitvoeren. 

Dit houdt in dat Microsoft graag wil weten welke licenties er allemaal worden gebruikt, zodat ze precies weten of hetgeen dat je doet, ook volgens de richtlijnen is. Deze controle wordt uitgevoerd om te kijken of je als onderneming te veel of juist te weinig licenties hebt voor het aantal werkplekken dat je hebt. Dit wordt al jaren gedaan, maar is sinds 2014 ook in Nederland steeds actiever gedaan door Microsoft. Hoe dit precies in z’n werk gaat en wat je moet doen op het moment dat je een brief of mail hebt ontvangen, vertellen we je stap voor stap.

 

Brief of e-mail ontvangen

Wanneer de brief met de aankondiging op de deurmat valt, dan is dit voor veel bedrijven even schrikken. Toch is dit nog helemaal niets om je zorgen over te maken, mits je de melding maar serieus neemt. Doe je dit namelijk niet en laat je het gaan, dan kan het zijn dat Microsoft op een gegeven moment een auditor ingeschakeld, die de boel gaat nakijken in opdracht van Microsoft, maar waarbij de kosten voor jouw rekening zijn. Hierbij moet je denken aan één van de grote auditors zoals KPMG, Deloitte of Ernst & Young. In de brief staan dan ook precies wat ervan wordt verwacht en wat je moet overhandigen.

 

Schakel een professionele partij in

Het overhandigen van alle informatie die wordt gevraagd kan nogal een klus zijn. Het verstoort vaak je bedrijfsprocessen en zorgt voor een hoop onrust bij het personeel en ook de directie. Je doet er daarom dus ook verstandig aan om dit uit te besteden aan een derde partij, die Microsoft Audit verdediging voor je kan uitvoeren. Dat houdt in dat alle benodigde gevraagde informatie wordt verzameld en keurig volgens de richtlijnen aan Microsoft wordt overhandigd. Zo kun jij je volledig blijven focussen op hetgeen wat je aan het doen bent en kunnen zijn het voor je afhandelen.

 

Waarom doet Microsoft dit?

De reden dat Microsoft dit doet, is omdat je hier zelf akkoord voor hebt gegeven. Op het moment dat je namelijk je licentie hebt besteld, ben je ook direct akkoord gegaan met de End User License Agreement (EULA). Dit is een hele lap tekst, die vaak door iedereen doorgescrold, maar waar wel akkoord op wordt gegeven. Dus op het moment dat je een volume overeenkomst bent aangegaan in het geval van licenties, dan hebben ze het recht tot het doen van een controle verzoek in de vorm van een audit. Overigens heeft niet alleen Microsoft zelf het recht dit te doen, maar ook het overkoepelende orgaan, de BSA die de belangen van alle grote softwarebedrijven behartigt dit doen. Wat vooral belangrijk is, is dat je rustig blijft en professionele hulp inschakelt in het geval je er zelf niet helemaal uitkomt. Niet reageren is geen optie, aangezien dit verstrekkende gevolgen kan hebben voor je hele onderneming.