BEFuture: Shaping the Future of Europe’s Business Events Sector

Projectactiviteiten en vertrekpunten

BEFuture zet talent, innovatie en technologie in ter ondersteuning van de transformatie van de brede Europese MICE-toerismesector in een regeneratieve, veerkrachtige en verantwoordelijke industrie. Het Europese BE-ecosysteem wordt betrokken bij het co-ontwerpen van nieuwe business- en waarde modellen voor zakelijke evenementen. Evenementen die hun afval en CO2-voetafdruk minimaliseren, die duurzaam en inclusief zijn maar vooral een positieve en blijvende impact hebben. Met behulp van het Sustainable Development Goals frame worden bovendien best practices geïdentificeerd en gedeeld met het netwerk. Ook zijn er trainingen en (co-creatie) workshops uitgerold t.b.v. talentontwikkeling voor Event Professionals en het vergroten van de innovatiecapaciteit van MKB-bedrijven.

Eén van de kernelementen van het BEFuture project betreft een financieel stimuleringsprogramma. Om de ‘nieuwe generatie’ van zakelijke evenementen vooruit te helpen, zal BEFuture minstens 80 innovatieve projecten uit België, Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje en Nederland ondersteunen, om zodoende innovatie en de transformatie naar een toekomstbestendige BE-sector te accelereren.

Key findings & impacts so far

Ecosysteem in kaart gebracht

Voor het transformeren van de Europese zakelijke evenementen sector, is het essentieel om in gesprek te gaan met de belangrijkste stakeholders die de sector vormgeven. Daarom is er een uitgebreide stakeholder map gemaakt vanuit overkoepelend Europees perspectief, om deze stakeholders te identificeren. BEFuture wil bijdragen aan het creëren van een robuust Europees netwerk van stakeholders die niet alleen belanghebbenden betrekt, maar ook samenwerking en vooruitgang op het vlak van open innovatie bevordert. Dit ecosysteem zal dienen als een katalysator voor verandering en om invloedrijke stakeholders binnen de industrie uit te nodigen deel uit te maken van dit transformatieve initiatief.

Toekomstscenario’s

Middels een aantal internationale co-creatie sessies met experts van zowel binnen als buiten de BE-industrie zijn onder de noemer ‘BeFuture Think Tank Sessions’ vier toekomstscenario’s voor 2035 gedefinieerd. De scenario’s dienden niet als voorspelling van, of visie voor de toekomst van Business Events, maar juist om een gesprek op gang te brengen over hoe bepaalde ontwikkelingen, mochten ze tot in extreme doorontwikkelen, de toekomst zouden kunnen beïnvloeden. Dit gaf bovendien inzicht in het algemene sentiment en urgente kwesties ten aanzien van potentieel ontwrichtende ontwikkelingen. Het stimuleert professionals daarnaast bewust te worden van verandering en zet aan tot actie, waardoor proactief geanticipeerd kan worden op de toekomst.

De basis voor de scenario’s betrof kernonzekerheden die enerzijds gericht waren op verschuivende waardesystemen binnen de maatschappij, en anderzijds op de implementatie van innovatieve technologieën gericht op toenemende digitalisering, inzet van Artificial Intelligence (AI) en zogenaamde immersieve technologieën (bijv. augmented reality of virtual reality). Vier unieke mogelijke toekomstscenario’s vloeiden voort uit de sessies, aangevuld met trendonderzoek en expertinterviews.

Hyperlocal (1): Waarden en normen van ‘de oude garde’ domineren en sterk geïndividualiseerde en nationaal georiënteerde maatschappijen overheersen binnen Europa. Immersieve en digitale technologie ondersteunen een ‘exclusieve’ gebruikerservaring gedurende Business Events, die voornamelijk in-person plaatsvinden, en vooral gericht zijn op het versterken van lokale netwerken en bedrijven.

Global Satellites (2): De jongere generatie heeft richting gegeven aan de noodzaak tot verandering, en gezorgd voor een inclusieve event sector waar (internationale) samenwerking en live contact centraal staat. Gedreven door sociale normen van zorg voor elkaar zijn evenementen toegankelijk en waardevol. Immersieve en digitale technologieën zijn cruciaal voor meeslepende, hybride gebruikers ervaringen en om lokale en internationale netwerken met elkaar te verbinden.

Welcome all Avatars (3): Binnen dit scenario heeft de BE sector zich ontwikkeld tot een immersieve industrie waar verschillende virtuele platformen gebruikt worden voor evenementen die toegankelijk zijn voor iedereen. De in de Metaverse georganiseerde evenementen zorgen voor verbinding met een wereldwijd publiek en voor het opbouwen van internationale netwerken. Dit zonder dat deelnemers vanuit huis of kantoor fysiek hoeven te reizen.

Virtual Members only (4): Schetst een toekomst van volledig virtuele evenementen, maar dan wel achter een flinke paywall. Verdienmodellen gericht op exclusieve, virtuele business events zijn zeer lucratief, maar beperken tegelijkertijd de toegankelijkheid en deelname voor diegenen die minder digitaal vaardig of financieel uitgerust zijn. Kwaliteit boven kwantiteit is bovendien het motto ten aanzien van verbinding met (internationale) netwerken.

De scenariodiscussies leidden tot veel tegenstrijdige gevoelens ten aanzien van deze alternatieve toekomsten. Dit was ook representatief voor de paradox wat betreft de visie op de gewenste toekomst(en) van Business Events, en de houding ten opzichte van hiervoor benodigde verandering en innovatie. Enerzijds wordt erkend dat huidige zakelijke evenementen vrij traditioneel zijn in aanpak en opzet en ziet men in dat toekomstige ontwikkelingen, zoals gepresenteerd in de scenario’s, de effectiviteit van de huidige bedrijfsmodellen kunnen gaan beïnvloeden. Evenementen die sterk afhankelijk zijn van bezoekers die ver moeten reizen, kunnen het moeilijk krijgen wanneer mogelijkheden en individuele bereidheid hiervoor zal afnemen. Tegelijkertijd is hybridisatie en verhoogde integratie van digitalisering - laat staan volledig virtuele evenementen - geen toekomst die omarmd wordt. Herinneringen aan digitale bijeenkomsten tijdens de coronapandemie beïnvloedden ook duidelijk de percepties van de deelnemers. Maar wat ‘live’ is voor een senior professional heeft een totaal andere invulling voor een jong talent. Zijn jongere en toekomstige generaties niet veel flexibeler met betrekking tot de integratie van Immersive technologies en het digitaal bijwonen van evenementen? Vooral als de grenzen tussen de fysieke en virtuele wereld meer en meer vervagen en niet meer zo duidelijk van elkaar verschillen.

Skills for the Future Business Event Professionals

Gedreven door eerder geschetste externe ontwikkelingen hebben event professionals tegenwoordig steeds meer verschillende vaardigheden nodig in de zakelijke evenementenbranche. Sterke interpersoonlijke vaardigheden zijn cruciaal voor het opbouwen en onderhouden van relaties, netwerken en het koesteren van vertrouwen en empathie. Deze vaardigheden maken effectief teamwerk mogelijk en creëren een positieve omgeving. Maatschappelijk bewustzijn is net zo belangrijk, omdat het gaat om het begrijpen van wereldwijde zakelijke trends en sociale kwesties, het bevorderen van duurzaamheid en het aannemen van een mondiaal perspectief. Hybride vaardigheden, die traditioneel eventmanagement combineert met moderne technologie zoals AI, blockchain en virtual/augmented reality, zijn essentieel voor het creëren van boeiende en veilige ervaringen in toekomstige bedrijfsmodellen. Bevindingen uit de Think Tank Sessies en expertinterviews wijzen op een generatiekloof
tussen de Business Event Professionals die sleutelposities bekleden in de sector en de generatie jonge professionals die net zijn ingestapt in de sector. Er is dus behoefte aan bijscholing van zowel senior als junior Business Event professionals en het overbruggen van de generatiekloof op het gebied van vaardigheden (en perceptie).

BEFuture heeft een talentontwikkelingsprogramma ontworpen om professionals op te leiden, te stimuleren, te inspireren en te ondersteunen op weg naar een digitale en duurzame transitie van de sector. Er worden zowel internationaal als lokaal (in elk land van de verschillende consortiumleden) trainingen aangeboden, veelal in samenwerking met lokale partners en netwerken, en in aansluiting op toonaangevende evenementen zoals IMEX en IBTM.

Best practice outcomes

Een andere belangrijke component van BEFuture is het presenteren en delen van best practices met de industrie. Op 1 februari 2024 werd een oproep gedaan voor best practices, wat resulteerde in een groot aantal inzendingen vanuit heel Europa. Middels een selectieprocedure zijn een tiental best practices geselecteerd in de categorieën duurzaamheid, digitalisering en legacy. Deze zijn in de context van IMEX 2024 gepresenteerd en gedeeld met het bredere ecosysteem. In een online compendium zijn alle 80 inzendingen per categorie georganiseerd en beschreven, welke beschikbaar zijn op het be-future.eu platform.

Voorbeelden van deze best practices, bedoeld om nieuwe ideeën te stimuleren over hoe de branche van zakelijke evenementen actiegericht te werk kan gaan, zijn o.a. tools voor het verminderen van uitstoot, het vinden van alternatieven voor de mobiliteit van deelnemers, het bevorderen van sociale duurzaamheid, capaciteitsopbouw, het betrekken en verbeteren van de evenementervaring met VR-technologie en het integreren van AI, of de overgang naar nieuwe bedrijfsmodellen.

Acceleration programma

Het eerdergenoemde BEFuture acceleratie programma zal de ontwikkeling en schaalvergroting ondersteunen van innovatieve producten, processen, diensten en bedrijfsmodellen die bijdragen aan de transformatie van de Europese BE-sector.

Met een totaalbudget van meer dan €2.400.000 wil dit programma minstens 80 baanbrekende innovatieve projecten in zes Europese landen ondersteunen. Dit met name in de volgende categorieën waar de meest urgente uitdagingen omtrent innovatie van de sector liggen: Klimaatverandering en Circulariteit, Talent en Inclusie, Beleving van Evenementen, Governance en Impact. De financiële steun voor deze projecten bedraagt tussen €20.000 en €30.000 per project en is gericht op projecten vanuit het MKB.

Now what/next 

De verschillende co-creatieve en samenwerking sessies met het netwerk van Europese zakelijke event professionals laat het belang zien van het overkoepelend aanvliegen van de benodigde transitie tot een veerkrachtige en toekomstbestendige BE-industrie. In het snel veranderende landschap van de sector is het daarnaast van groot belang dat professionals voortdurend worden bijgeschoold. Nu bijvoorbeeld AI routinetaken kan helpen automatiseren, verschuiven menselijke functies en rollen. Eventprofessionals moeten zich aanpassen door nieuwe vaardigheden te verwerven die dergelijke processen aansturen en aanvullen. Bijscholing zorgt ervoor dat professionals relevant en waardevol blijven in deze veranderende omgeving.

BEFuture ziet een industrie die niet alleen floreert op het gebied van innovatie en technologie, maar die ook prioriteit geeft aan regeneratieve praktijken, om zo een positieve en blijvende impact te garanderen. Het project richt zich daarbij op de dringende behoefte aan een duurzame transformatie in de Europese sector van zakelijke evenementen, met als doel de ecologische voetafdruk van de sector en de afvalproductie aanzienlijk te verminderen en tegelijkertijd te zorgen voor inclusiviteit en een positieve sociale impact. Leading by example is daarbij het uitgangspunt in tijden van een zo noodzakelijke transitie.

Alle rapportages, inclusief de ontwikkelde toekomstscenario’s en een hieraan gekoppeld White paper zijn te vinden op: https://be-future.eu/knowledge-hub/#studies

Voor meer informatie over andere activiteiten en het acceleratieprogramma: https://be-future.eu/